Artisti al lavoro | Organizzarsi con stile

Max è un'illustratrice disordinata, ma il lavoro è l'aspetto della vita che più la mi spinge all'ordine compulsivo, o quello che più ci si avvicina per una persona disordinata.

Faccio un enorme mea culpa per aver consumato ettari di post-it per segnare le cose da fare. Non ne ho bisogno per sopperire a lacune di memoria perchè tendo a ricordare tutto, avendo adibito circa il 47% del mio cervello alle cose a cui lavoro. Progetti, regali, lavori, favori, blog, video, tutto quello che concerne il disegnare è saldamente inciso nella mia memoria.

Quello che mi rovina in quanto freelance è la motivazione, perchè essere capi di se stessi implica doversi sovente prendersi a pedate per scuotersi a finire cose che non si ha voglia di fare. E non posso nemmeno sparlare del capo con i colleghi, perchè quella rompibiglie del capo sono io.

I post-it sono il mezzo con cui io ho trovato la mia motivazione. Niente messaggi motivational sul muro o yoga, solo post-it dove giornalmente segnavo le cose fatte e che avevo intenzione di fare in giornata. Se qualcosa avanzava pazienza, lo riportavo sul post-it successivo, ma avevo la soddisfazione di poter buttare via il post-it precedente con tante cose spuntate sopra. Specie se usate Facebook, Instagram, YouTube o altri siti e mezzi social per lavorare, la linea di demarcazione tra cazzeggio e lavoro si fa esile, perchè vedere un video di animazione, o spulciare un blog di illustrazione, o leggere una discussione tra disegnatori, rientrano allegramente sia nel relax che nel lavoro, in quanto ogni immagine e informazione immagazzinata su temi affini a quello che si fa sono un modo per istruirsi e migliorare la qualità di ciò che si produce. Dopo una giornata tra Photoshop, mail e Facebook, senza un orario definito, è molto difficile per me rendermi conto se ho effettivamente avuto una giornata produttiva o ho perso le ore a fissare gif di gattyni.

Pochi giorni fa mi rotolavo nell'idea di un'app che permettesse di inserire le varie parti di un progetto (ad esempio per un libro illustrato 24 pagine), dividerle nelle loro fasi (bozza, lineart, colore, modifiche, rifiniture, for instance) e poter man mano spuntare le cose fatte, come in una checklist, e vedere automaticamente calcolata la percentuale di lavoro svolto. Possibilmente con l'animazione di una piantina che cresce man mano che il lavoro prosegue. Insomma, volevo un modo visivo di vedere che non stavo perdendo il mio tempo, avere un riscontro in tempo reale.

Molte illustratrici che conosco sono super organizzate e tengono qualcosa come settordici agendine, planner e quadernetti vari in cui segnano cose giornaliere, settimanali, cose reiterate, burocrazia, progetti a lungo termine, ecc, in un inno al disboscamento, ma sempre molto minimal e aggraziato.

Da poco però, ho scoperto che esistono un triliardo di app e siti planner, di checklist e altro, che permettono di fare lo stesso, senza consumo atroce di carta. Quindi, YAY! Scoperto l'uovo di Colombo. Ma se anche voi eravate beatamente ignari di ciò, condivido con voi in breve il sito che sto utilizzando io, anche se di certo cercando online ne troverete altrettanti, magari più funzionali alle vostre esigenze e al vostro modo di organizzarvi mentalmente.

Il mio nuovo amico del cuore si chiama Trello e permette di avere più Bacheche, ognuna delle quali dedicata ad un ambito diverso. Per come funziono io, ho deciso di tenerne solo una nella quale inserire tutto, per avere in un solo colpo d'occhio ogni cosa in ordine. Per me funziona benissimo così, in quanto priva di vita sociale sostanzialmente devo inserire quasi solo progetti e lavori.

All'interno di ogni bacheca è possibile inserire un numero infinito di Liste, che servono ovviamente a dividere i vari ambiti. Anche in questo caso la precisione è a vostra totale discrezione. Io mi tengo generica tra lavori da fare (pagati / su commissione), quelli da fare gratis (generalmente progetti miei o per gruppi di cui faccio parte), quelli fatti in giornata dove man mano sposto le cose fatte per avere prima di andare a nanna la meravigliosa sensazione di aver compiuto il mio dovere, e altre cose generiche (viaggi, mail da mandare, ricordarmi di mangiare e respirare... il solito). Qualcuno più preciso potrebbe invece preferire cose molto più specifiche, come nell'esempio, che contiene tutti i dettagli per un post in un blog.
Da notare la cosa che adoro: le etichette colorate. Mi riesce molto facile associare i colori alle cose, sia in base all'ambito (roba fashion viola, progetti miei in verde acqua, ecc) che all'urgenza (nero da fare a breve, arancio per i dovrei, giallo per il panico), e in questo modo con una sola occhiata vedo quanto andare in ansia.
Inoltre si possono impostare una marea di altre cose utili, ad esempio le scadenze, e ogni Scheda inserita in una lista può essere comodamente trascinata in un'altra lista, per tenere le cose sempre in ordine, anche d'importanza.

Infine la cosa che davvero mi ha fatta innamorare: le Checklist. Ogni post-it virtuale (scheda) si apre per lasciare spazio a commenti, informazioni di ogni genere, e a delle checklist. Delle piccole, indispensabili liste di cose da fare che possono essere via via spuntate lasciando spazio a... la percentuale del lavoro svolto!

Le possibilità sono moltissime: aggiungere membri per organizzare lavori di gruppo (anche se per quelli preferisco Slack o Evernote), copiare e spostare liste, per sistemare tutte le bacheche e ovviamente archiviare le cose fatte. Io non uso nemmeno la possibilità di allegare file, perchè andrebbe a discapito del colpo d'occhio avere foto, adesivi e altra paccottiglia in giro per lo schermo. Pure per lo sfondo ho scelto tra le foto disponibili qualcosa di quasi monocromatico per evitarmi distrazioni.
Quello che posso dire dopo una settimana è che so già che sarà un amore di lunga durata, col vantaggio non indifferente di salvaguardare alberi di post-it, e poter aggiornare le liste anche quando sono fuori casa, cosa che prima non potevo fare agilmente, salvo portarmi dietro i miei amati blocchetti gialli.

Spero che a qualche artista là fuori sia utile sapere che esistono simili prodigi al servizio dell'uomo moderno sempre più di fretta, e incasinato, e bisognoso di controllo uber alles. Anche se conoscendo la mia velocità di apprendimento, forse ero proprio io l'unica a non saperlo...
E voi come vi organizzate per lavorare? Siete per la cara vecchia carta, andate a spanne di memoria o siete drogati di checklist da smartphone?


 ☑ Baci spuntati dalla vostra Max
 ☑ Sorseggiare cocktail